Choisir la bonne permanence téléphonique !

De quelle permanence téléphonique avez-vous besoin? Laquelle choisir?

Choisir : Si on parle de choix, on parle d’abord de comparaison.

Et il faut comparer ce qui est comparable!

Vous êtes un professionnel de santé et recherchez quelqu’un qui puisse gérer votre accueil téléphonique et prendre vos rendez-vous médicaux. Comment choisir le bon prestataire?

Pour ce faire, grâce à internet et notre ami Google, puissant moteur de recherche, vous tapez des mots-clefs comme « permanence téléphonique » ou « gestion d’agenda » ou « prise de rendez-vous » par exemple.

Une liste de nombreux sites internets répondant à ces mots-clefs vous est proposé et vous vous demandez lequel choisir?

En votre qualité de médecin ou professionnel de santé, vous souhaitez le meilleur pour vos patients, choisissez une collaboratrice de qualité aux compétences avérées !

Je peux vous aider dans votre choix.

En tant que patiente, il m’arrive d’être  moi-même confrontée à des secrétaires indépendantes. Lorsque je souhaite prendre rendez-vous avec un médecin, podologue, dermatologue ou autre professionnel de santé,  je vois la différence entre celles qui vont répondre à mes attentes et les autres.

Par constat ou examen approfondi du sujet traité, je vous livre ici mes conclusions :

Tout d’abord, il y a 2 types de permanence téléphonique : Laquelle choisir?

• Les call-center ou centres d’appels et les secrétariats médicaux externalisés.

Quelle différence ? Je peux vous aider à y voir plus clair :

• Un call-center ou « centre d’appels »

Ces centres d’appels sont gérés par des standardistes qui travaillent bien souvent dans un  « open-space » ou « espace de travail ouvert » ou en « coworking » c’est-à-dire en cotravail ou au sein d’une plateforme téléphonique.

C’est une équipe de standardistes qui travaillent ensemble. Il est fréquent d’entendre les autres lignes sonner en bruit de fond ainsi que d’autres téléopérateurs parler en même temps quand on essaie de prendre un rendez-vous (reconnu par l’INRS). Il est difficile de parler de sa pathologie car ils ne sont pas habilités à répondre à des questions  médicales.

Ce sont généralement des prestataires de service ou employés qui travaillent pour une entreprise. En général, un diplôme d’études secondaires est suffisant, et pour certains centres, une formation en interne suffit généralement.

Leur méthode de travail consiste à répondre selon un protocole bien défini. Quel que soit l’interlocuteur, les questions posées seront les mêmes ! Pour un service commercial, ce système peut être intéressant car bien rôdé, mais pour une patientèle, cela manquera fortement de spécification et d’empathie.

Ces personnes assurent l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous aussi bien pour des entreprises que pour des professionnels de santé, sans différence entre les 2, le but étant de répondre selon leur formation.

Lorsque le quantitatif est au détriment du qualitatif

L’avantage : des tarifs bien souvent low-cost mais pour garantir une rentabilité satisfaisante ils doivent pouvoir générer un maximum d’appels par jour, donc, forcément au détriment de la qualité de leur prestation.

• Un secrétariat médical externalisé :

C’est un métier plutôt féminin bien que de plus en plus d’hommes rejoignent cette corporation.

Pour beaucoup c’est un choix d’indépendance d’un ou une secrétaire médical(e) diplômé(e) et expérimenté(e).

Après avoir travaillé en milieu médical pendant plusieurs années, il (ou elle)  a souhaité devenir chef d’entreprise en gérant à distance la permanence téléphonique médicale, en plus du télésecrétariat médical. Ce sont les mêmes prestations qu’ils (ou elles) ont déjà pratiquées en cabinet médical ou centre hospitalier. Cette orientation professionnelle n’est donc qu’une continuité de leur parcours avec la différence qu’elle peut l’exercer à distance. Cela nécessite des moyens technologiques et informatiques performants tels que le Couplage Téléphonie-Informatique , et les agendas médicaux  partagés et sécurisés interactifs et fonctionnels .

Le (la) secrétaire médical(e) connait le vocabulaire spécialisé et l’étymologie  médicale,  a l’habitude des réactions des patients, leurs attentes, leurs craintes, leurs questions fréquentes. Elle connait également les engagements du médecin,  son rythme de travail. Elle suit une formation continue de l’activité du cabinet qu’elle représente et travaille en  en étroite collaboration avec le professionnel de santé pour qui il (elle) s’investit.

Le rôle de secrétaire médical(e) en permanence téléphonique médicale est de maintenir un lien étroit entre le patient et le cabinet médical qu’il (elle) représente.

En plus de donner un rendez-vous,

la secrétaire médicale tisse un lien important, elle fidélise!

Plannet Flag est un secrétariat médical avant tout :

Nous nous démarquons par notre côté humain : Avoir le sens de l’écoute est essentiel, savoir poser les bonnes questions, discerner l’ importance d’un rendez-vous à celui d’une visite de routine, le positionner  intelligemment selon son motif, avancer un rendez-vous lorsqu’une place se libère, percevoir une urgence, un conseil, être attentif, évaluer la notion d’importance par rapport à la notion d’urgence, se montrer rassurant, transmettre les informations au médecin, rappeler le patient pour répondre à sa demande, être en perpétuelle recherche d’informations pour mieux répondre à la patientèle. Rester calme, posé, même face à un patient trop anxieux ou énervé et répondre avec tact et courtoisie.

Voici maintenant une vidéo qui vous explique pourquoi choisir notre secrétariat médical indépendant Plannet Flag :

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