PLAN’NET FLAG
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Permanence téléphonique et secrétariat à distance
Clients professionnels
Version : août 2026
________________________________________
ARTICLE 1 — IDENTIFICATION DU PRESTATAIRE
Les présentes Conditions Générales de Vente sont proposées par :
PLAN’NET FLAG
Entreprise individuelle / micro-entreprise
Dirigeante : Fabienne LAGORSSE KOENIGS
Adresse : 1 Impasse des Genêts, 30340 Saint-Privat-des-Vieux
SIRET : 790 794 960 00043
Téléphone : 09 73 01 89 90
E-mail : contact@plannet-flag.com
Ci-après dénommée « Plan’Net Flag » ou « le Prestataire ».
________________________________________
ARTICLE 2 — OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Les présentes CGV régissent les prestations de permanence téléphonique, de secrétariat à distance et de gestion administrative proposées par Plan’Net Flag à des clients professionnels.
Elles peuvent notamment concerner :
• Les médecins et autres professionnels de santé ;
• Les cabinets médicaux et paramédicaux ;
• Les avocats et professionnels du droit ;
• Les professions libérales ;
• Les entreprises et autres professionnels.
Les prestations sont adaptées aux besoins propres à chaque client.
Les présentes CGV constituent le cadre général de la relation commerciale. Les modalités particulières de chaque prestation sont définies dans le devis accepté par le client et, le cas échéant, dans tout document contractuel complémentaire.
________________________________________
ARTICLE 3 — PRESTATIONS PROPOSÉES
Selon les besoins définis avec le client, Plan’Net Flag peut notamment assurer :
• La réception des appels téléphoniques ;
• La prise de rendez-vous ;
• La modification de rendez-vous ;
• L’annulation de rendez-vous ;
• Le transfert d’appels vers le client
• La prise et la transmission de messages ;
• La transmission d’informations au professionnel ;
• La communication des horaires du cabinet ;
• L’information concernant les périodes de fermeture ;
• La communication de l’adresse du cabinet ;
• L’aide à la localisation du cabinet ;
• La communication d’informations pratiques préalablement communiquées par le client ;
• L’indication à l’appelant qu’il s’est éventuellement trompé de cabinet ;
• La communication d’informations telles qu’un numéro ou code d’accès à un bâtiment lorsque le client a demandé que cette information soit communiquée ;
• Toute autre mission administrative ou téléphonique expressément convenue.
La liste des prestations effectivement réalisées pour chaque client est déterminée dans son devis.
________________________________________
ARTICLE 4 — LIMITES DES PRESTATIONS
Plan’Net Flag intervient dans le cadre de prestations administratives, téléphoniques et organisationnelles.
Plan’Net Flag ne se substitue pas au professionnel dans l’exercice de son activité.
Professionnels de santé
Plan’Net Flag et les personnes intervenant pour son compte ne réalisent aucun :
• Diagnostic ;
• Acte médical ;
• Conseil médical ;
• Prescription ;
• Interprétation médicale.
Les informations communiquées aux appelants sont celles transmises ou validées par le professionnel.
Avocats et professionnels du droit
Plan’Net Flag ne délivre aucun conseil juridique et ne se substitue pas au professionnel du droit.
Le client reste responsable du contenu des informations et consignes qu’il transmet.
________________________________________
ARTICLE 5 — ORGANISATION DE LA PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE
Les appels destinés au client peuvent être transférés vers Plan’Net Flag au moyen d’une solution professionnelle de téléphonie.
Les outils utilisés permettent notamment, selon leur configuration :
• D’identifier le client concerné par l’appel ;
• De gérer les transferts téléphoniques ;
• De suivre les appels entrants et sortants ;
• De connaître certaines données techniques relatives aux appels ;
• De permettre, lorsque cela est nécessaire, l’accès aux outils ou agendas autorisés par le client.
Plan’Net Flag peut utiliser différents outils professionnels pour assurer ses prestations.
Les noms des fournisseurs ou éditeurs de ces outils ne constituent pas des éléments des présentes CGV.
________________________________________
ARTICLE 6 — COMPTABILISATION DES APPELS
Sauf disposition différente prévue dans le devis, un appel est comptabilisé à partir de 10 secondes de durée.
Les appels d’une durée inférieure à 10 secondes ne sont pas comptabilisés comme appels facturables.
Les données techniques disponibles dans les outils utilisés par Plan’Net Flag peuvent permettre de vérifier notamment la date, l’heure et la durée des appels.
________________________________________
ARTICLE 7 — CONDITIONS TARIFAIRES ET DEVIS PERSONNALISÉS
Plan’Net Flag ne pratique pas de grille tarifaire générale applicable à l’ensemble de ses clients.
Les prestations font l’objet d’une tarification personnalisée, déterminée en fonction des caractéristiques propres à chaque mission.
Le prix peut notamment tenir compte :
• Du volume d’appels ;
• De la durée et de la complexité des appels ;
• Du nombre de professionnels concernés ;
• Du nombre d’agendas à gérer ;
• De l’organisation du cabinet ;
• De la gestion de plusieurs agendas ;
• Des procédures particulières demandées ;
• Des tâches administratives confiées ;
• Des contraintes particulières liées à la prestation ;
• Du niveau de disponibilité demandé ;
• Et, plus généralement, de la charge de travail estimée.
Le prix peut être déterminé selon différentes modalités adaptées à la prestation.
Chaque client reçoit donc un devis personnalisé.
Le devis accepté constitue le document de référence pour les conditions financières applicables à la prestation.
Lorsque le prix ne peut être déterminé précisément à l’avance, le devis précise les éléments permettant de déterminer le prix de la prestation. Cette organisation est compatible avec le régime applicable aux prestations dont le prix ne peut être déterminé a priori avec exactitude.
________________________________________
ARTICLE 8 — ÉVOLUTION DE LA PRESTATION
Le devis est établi en fonction des besoins connus au moment de sa réalisation.
Si les besoins du client évoluent de manière significative, notamment en cas :
• D’augmentation importante du volume d’appels ;
• D’augmentation de la durée ou de la complexité des appels ;
• D’ajout d’agendas ;
• De gestion de plusieurs agendas sur un même compte ;
• De nouvelles procédures ;
• De demandes particulières ;
• D’ajout de nouvelles tâches ;
• Ou de modification importante de l’organisation du cabinet,
Plan’Net Flag pourra proposer une adaptation des conditions tarifaires.
Toute modification tarifaire fera l’objet d’une information préalable et, lorsque nécessaire, d’un nouveau devis ou d’un avenant.
Aucune modification tarifaire ne sera appliquée rétroactivement aux prestations déjà réalisées.
________________________________________
ARTICLE 9 — RELEVÉ DES APPELS SUR DEMANDE
Plan’Net Flag peut fournir au client un relevé des appels traités.
Ce relevé peut notamment comporter les données disponibles relatives :
• À la date ;
• À l’heure ;
• À la durée ;
• Au type d’appel ;
• Et aux autres éléments techniques nécessaires au suivi de l’activité.
À la demande du client, Plan’Net Flag peut préparer un relevé personnalisé au format PDF.
Cette prestation de préparation et de mise en forme est facturée 15 € par relevé PDF, sauf condition différente prévue au devis.
Le relevé constitue un document de suivi de l’activité téléphonique.
________________________________________
ARTICLE 10 — ABSENCE D’ENREGISTREMENT DES CONVERSATIONS
Les conversations téléphoniques ne sont pas enregistrées dans le cadre des prestations habituelles de Plan’Net Flag.
Des données techniques relatives aux appels peuvent néanmoins être conservées dans les outils utilisés pour permettre le suivi de l’activité, notamment leur date, leur heure, leur durée et leur nature.
Ces données ne constituent pas un enregistrement du contenu des conversations.
________________________________________
ARTICLE 11 — DEVIS ET ACCEPTATION
Toute prestation fait l’objet d’un devis lorsque cela est nécessaire.
Le devis peut notamment préciser :
• Les prestations confiées ;
• Les modalités d’organisation ;
• Les conditions tarifaires ;
• Les éventuelles prestations complémentaires ;
• La date de début ;
• Les éventuelles conditions particulières.
L’acceptation du devis par le client vaut acceptation des présentes CGV.
________________________________________
ARTICLE 12 — OBLIGATIONS DU CLIENT AVANT LE DÉMARRAGE
Le client fournit à Plan’Net Flag les informations nécessaires à la réalisation de la mission.
Il communique notamment, selon les besoins :
• Ses coordonnées ;
• Ses horaires ;
• Ses périodes de fermeture ;
• Ses consignes de prise de rendez-vous ;
• Ses règles de modification et d’annulation ;
• Les informations pratiques à communiquer aux appelants ;
• Les modalités particulières de traitement des appels ;
• Les accès nécessaires aux outils du client lorsque ceux-ci sont requis.
Le client s’engage à maintenir ces informations à jour.
________________________________________
ARTICLE 13 — DEMANDES AUXQUELLES PLAN’NET FLAG NE DISPOSE PAS DES INFORMATIONS NÉCESSAIRES
Plan’Net Flag réalise ses prestations sur la base des informations, réponses et consignes communiquées par le Client.
Il peut arriver qu’un appelant sollicite une information pour laquelle Plan’Net Flag ne dispose d’aucune réponse, consigne ou procédure communiquée par le Client.
Dans cette situation, Plan’Net Flag n’est pas tenue d’inventer ou d’interpréter une réponse.
Selon les circonstances et les possibilités techniques, Plan’Net Flag peut notamment :
• Prendre un message destiné au Client ;
• Demander à l’appelant de rappeler ultérieurement ;
• Transférer l’appel vers le Client, son secrétariat ou un interlocuteur désigné, communiquer une adresse mail, lorsque cette possibilité est prévue ou techniquement disponible ;
• Communiquer uniquement les informations dont elle dispose et qu’elle est autorisée à communiquer ;
• Orienter l’appelant vers le service ou interlocuteur indiqué par le Client.
Le transfert d’un appel peut notamment être utilisé lorsque la demande nécessite une réponse que Plan’Net Flag n’est pas en mesure de fournir ou lorsqu’aucune consigne n’a été communiquée.
Plan’Net Flag ne peut être tenue responsable de l’absence de réponse ou d’information lorsque celle-ci ne lui a pas été communiquée par le Client.
Pour les professionnels de santé, Plan’Net Flag ne répond pas aux questions médicales ou techniques pour lesquelles aucune réponse ou consigne validée n’a été fournie par le professionnel. Elle ne formule pas de diagnostic, d’interprétation médicale ou de recommandation de sa propre initiative.
Ensuite seulement
• Transférer l’appel vers le Client, son secrétariat ou un interlocuteur désigné, lorsque cette possibilité est prévue ou techniquement disponible ;
• Communiquer uniquement les informations dont elle dispose et qu’elle est autorisée à communiquer ;
• Orienter l’appelant vers le service ou interlocuteur indiqué par le Client.
Le transfert d’un appel peut notamment être utilisé lorsque la demande nécessite une réponse que Plan’Net Flag n’est pas en mesure de fournir ou lorsqu’aucune consigne n’a été communiquée.
Plan’Net Flag ne peut être tenue responsable de l’absence de réponse ou d’information lorsque celle-ci ne lui a pas été communiquée par le Client.
________________________________________
ARTICLE 14 — DUREE DU CONTRAT
Sauf disposition contraire prévue au devis, la prestation est conclue sans engagement de durée minimale.
Le contrat est conclu pour une période mensuelle et est tacitement reconduit de mois en mois.
________________________________________
ARTICLE 15 — RÉSILIATION
Chaque partie peut mettre fin au contrat.
Afin d’éviter la reconduction pour le mois suivant, la demande de résiliation doit être communiquée avant la fin du mois en cours.
La prestation prend alors fin au dernier jour du mois concerné.
Les prestations réalisées jusqu’à cette date restent intégralement dues.
________________________________________
ARTICLE 16 — FACTURATION ET PAIEMENT
Les factures sont établies selon les conditions prévues dans le devis.
Sauf condition différente prévue au devis, les factures sont payables par virement bancaire dans un délai maximal de 8 jours à compter de leur émission.
Les factures mentionnent les conditions de règlement applicables.
________________________________________
ARTICLE 17 — RETARD DE PAIEMENT
En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles dans les conditions prévues par la réglementation applicable aux relations entre professionnels.
Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due dans les conditions légales applicables.
Lorsque les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs au montant de cette indemnité, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.
________________________________________
ARTICLE 18 — OBLIGATIONS DE PLAN’NET FLAG
Plan’Net Flag s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires à la réalisation des prestations convenues.
Plan’Net Flag s’engage notamment à :
• Respecter les consignes communiquées par le client ;
• Préserver la confidentialité des informations auxquelles elle accède ;
• Limiter les accès aux informations nécessaires ;
• Informer le client des difficultés importantes affectant la réalisation de la prestation ;
• Respecter les obligations applicables en matière de protection des données personnelles.
________________________________________
ARTICLE 19 — ACCÈS AUX AGENDAS ET OUTILS DU CLIENT
Lorsque la prestation nécessite l’utilisation d’un agenda ou d’un outil du client, Plan’Net Flag utilise les accès qui lui sont autorisés.
Les personnes intervenant pour Plan’Net Flag n’utilisent ces accès que pour les besoins des prestations confiées.
Les accès sont attribués et utilisés conformément aux possibilités techniques et aux règles du logiciel concerné.
Les identifiants ne doivent pas être communiqués à des personnes non autorisées.
________________________________________
ARTICLE 20 — SOUS-TRAITANCE ET INTERVENTION DE PROFESSIONNELLES INDÉPENDANTES
Pour assurer la continuité et l’organisation de ses prestations, Plan’Net Flag peut faire appel à des professionnelles indépendantes sous-traitantes.
Ces professionnelles exercent leur activité de manière indépendante et peuvent également travailler pour leur propre clientèle et/ou pour d’autres donneurs d’ordre.
La composition des professionnelles intervenant dans l’exécution des prestations peut évoluer, notamment en cas :
• De cessation de collaboration ;
• D’indisponibilité ;
• De remplacement ;
• De renforcement de l’équipe d’intervention ;
• Ou d’évolution des besoins de Plan’Net Flag.
Les professionnelles intervenant en sous-traitance sont liées à Plan’Net Flag par un contrat adapté à leur intervention.
Lorsqu’elles traitent des données personnelles pour le compte d’un client, elles sont soumises aux obligations de confidentialité, de sécurité et de protection des données applicables.
La CNIL rappelle que les sous-traitants doivent présenter des garanties suffisantes en matière de protection des données et que la chaîne de sous-traitance doit être correctement encadrée.
________________________________________
ARTICLE 21 — INTERVENTION EN COTRAITANCE OU ACCORD TRIPARTITE
Dans certaines situations particulières, une prestation peut être réalisée conjointement par Plan’Net Flag et une ou plusieurs professionnelles indépendantes.
Lorsque tel est le cas, les relations entre les parties sont définies dans un accord spécifique, pouvant notamment prendre la forme d’un accord tripartite signé entre le client, Plan’Net Flag et la professionnelle concernée.
Cet accord précise notamment :
• La répartition des prestations ;
• Les obligations respectives ;
• Les modalités de facturation ;
• Les responsabilités respectives ;
• Les modalités d’accès aux outils du client ;
• Les règles de confidentialité ;
• Les dispositions relatives aux données personnelles ;
• Les modalités de cessation ou de remplacement de l’intervenante.
L’accord spécifique prévaut sur les présentes CGV pour les seules dispositions qu’il règle expressément.
________________________________________
ARTICLE 22 — REMPLACEMENT D’UNE PROFESSIONNELLE INDÉPENDANTE
Lorsque plusieurs professionnelles indépendantes peuvent intervenir dans l’organisation de la prestation, le remplacement de l’une d’entre elles peut être nécessaire afin d’assurer la continuité du service.
Le remplacement d’une intervenante ne constitue pas, en lui-même, une modification des prestations convenues avec le client.
Lorsque l’intervenante remplacée avait accès à des données personnelles du client, son accès doit être retiré lorsqu’il n’est plus nécessaire.
Lorsqu’une nouvelle intervenante doit accéder aux données personnelles du client, son accès est soumis aux conditions prévues par le cadre contractuel et RGPD applicable.
Dans les situations de sous-traitance RGPD, le client est informé dans les conditions prévues par l’article 28 du RGPD lorsque cela est nécessaire.
________________________________________
ARTICLE 23 — INDÉPENDANCE DES PROFESSIONNELLES SOUS-TRAITANTES
Les professionnelles intervenant pour Plan’Net Flag sont des travailleuses indépendantes disposant de leur propre activité professionnelle.
Elles peuvent notamment :
• Avoir leur propre clientèle ;
• Travailler pour d’autres clients ;
• Conclure d’autres contrats de prestation ou de sous-traitance ;
• Organiser leur activité professionnelle de manière indépendante.
Les présentes CGV ne créent aucune relation de travail salarié entre Plan’Net Flag et les professionnelles indépendantes intervenant dans l’exécution des prestations.
________________________________________
ARTICLE 24 — CONFIDENTIALITÉ
Plan’Net Flag s’engage à préserver la confidentialité des informations auxquelles elle accède dans le cadre de ses prestations.
Cette obligation concerne notamment les informations relatives :
• Au client ;
• À son activité ;
• À ses patients ou clients ;
• À ses rendez-vous ;
• À son organisation ;
• À ses procédures ;
• À ses données administratives.
Les professionnelles indépendantes intervenant pour Plan’Net Flag sont également soumises à des obligations de confidentialité.
Ces obligations perdurent après la fin de leur intervention.
________________________________________
ARTICLE 25 — PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Dans le cadre des prestations, Plan’Net Flag peut être amenée à traiter des données personnelles pour le compte du client.
Lorsque Plan’Net Flag agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, les obligations respectives des parties sont précisées dans une Annexe relative à la protection des données personnelles.
Cette annexe fait partie intégrante des documents contractuels lorsqu’elle est applicable.
Elle encadre notamment :
• La nature des données traitées ;
• Les catégories de personnes concernées ;
• Les finalités des traitements ;
• Les accès aux agendas ;
• Les obligations de confidentialité ;
• La sécurité ;
• Les éventuelles sous-traitantes ultérieures ;
• Les incidents de sécurité ;
• La suppression ou restitution des données.
________________________________________
ARTICLE 26 — DONNÉES DE SANTÉ
Lorsque Plan’Net Flag intervient pour un professionnel de santé, les personnes intervenant dans le cadre de la prestation peuvent être amenées à avoir connaissance d’informations concernant des patients.
Certaines de ces informations peuvent constituer des données relatives à la santé au sens du RGPD.
Ces informations sont traitées uniquement dans le cadre de la mission confiée et conformément aux instructions du professionnel.
Plan’Net Flag ne réutilise pas ces données pour son propre compte.
Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité.
________________________________________
ARTICLE 27 — RESPONSABILITÉ
Plan’Net Flag est tenue à une obligation de moyens dans l’exécution de ses prestations.
Plan’Net Flag ne peut être tenue responsable des conséquences résultant notamment :
• D’informations erronées ou incomplètes fournies par le client ;
• De consignes contradictoires ou insuffisantes ;
• D’informations incorrectes figurant dans l’agenda du client ;
• D’une indisponibilité du professionnel ;
• D’une panne du réseau téléphonique ;
• D’un dysfonctionnement d’un logiciel ou service tiers ;
• D’une défaillance des équipements relevant du client ;
• D’un événement de force majeure.
Le client demeure responsable des décisions relevant de son activité.
Les décisions médicales relèvent exclusivement du professionnel de santé.
Les conseils et décisions juridiques relèvent exclusivement de l’avocat ou du professionnel du droit.
________________________________________
ARTICLE 28 — FORCE MAJEURE
Aucune partie ne pourra être tenue responsable d’un manquement résultant d’un événement répondant aux conditions de la force majeure au sens du droit français.
La partie concernée informe l’autre partie dans les meilleurs délais.
________________________________________
ARTICLE 29 — RÉCLAMATIONS
Toute réclamation doit être adressée à Plan’Net Flag dans les meilleurs délais.
Elle doit, lorsque cela est possible, préciser la prestation concernée et les circonstances de la réclamation.
Plan’Net Flag s’engage à examiner toute réclamation avec diligence.
________________________________________
ARTICLE 30 — DOCUMENTS CONTRACTUELS
La relation contractuelle peut notamment être constituée des documents suivants :
1. Les présentes CGV ;
2. Le devis accepté ;
3. Les éventuelles conditions particulières ;
4. L’Annexe RGPD lorsqu’elle est applicable ;
5. Tout accord complémentaire signé entre les parties.
En cas de contradiction, les conditions particulières expressément acceptées par écrit prévalent pour le point concerné.
Pour les questions relatives à la protection des données personnelles, l’Annexe RGPD applicable prévaut sur les dispositions générales des présentes CGV.
________________________________________
ARTICLE 31 — MODIFICATION DES CGV
Plan’Net Flag peut modifier les présentes CGV afin de tenir compte de l’évolution de son activité, de ses prestations ou de la réglementation.
Les modifications sont communiquées au client lorsqu’elles ont vocation à s’appliquer à la relation contractuelle.
Les conditions particulières figurant dans un devis accepté restent applicables aux prestations concernées, sauf accord contraire ou disposition légale impérative.
________________________________________
ARTICLE 32 — DROIT APPLICABLE ET LITIGES
Les présentes CGV sont soumises au droit français.
Les parties s’efforceront de rechercher une solution amiable à tout différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution du contrat.
À défaut de résolution amiable, le litige sera soumis aux juridictions compétentes conformément aux règles de compétence applicables entre professionnels.
________________________________________
ACCEPTATION DES CGV
Le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales de Vente et les accepter.
Client / Société :
…………………………………………………………
Nom du représentant :
…………………………………………………………
Qualité :
…………………………………………………………
Date :
…………………………………………………………
Signature précédée de la mention « Lu et approuvé » :
…………………………………………………………
________________________________________