Le télésecrétariat collaboratif au service des PME

31 juillet 2014 à 11:47

De la  secrétaire à la télésecrétaire …

secrétaire des années 1930

secrétaire moderne

De ses débuts à aujourd’hui :

Phénomène des temps modernes, grâce aux inventions en matière de communication, à la naissance et l’utilisation d’Internet, le secrétariat  a évolué à la vitesse grand V ces dix dernières années. Focus sur un métier en constante évolution…

La définition de la (le) secrétaire, selon Wikipédia :

« Une personne qui détient des secrets, qui est dans la confidence »

Génèse de cette profession de foi :

Des secrétaires, il  y en a eu de tout temps : Selon la Bible : MoïseMoïse n’était-il pas, avec les apôtres, le secrétaire de Dieu?

Puis selon les écrits de Diogène Laërce, les premières traces remonteraient à 430 av. J.-C., date à laquelle Xénophon aurait usé de sténographie pour transcrire les discours de Socrate.

Le scribe (du latin scriba, de scribere, écrire) désigne dans l’Égypte antique un fonctionnaire lettré, administrateur, comptable, littérateur ou écrivain public, il fait fonctionner l’État de pharaon au sein de sa bureaucratie, de son armée ou de ses temples.

Pendant la guerre de Sécession(1860-1865), les femmes américaines remplacent dans les bureaux les hommes partis au combat.

Au 19ième siècle le métier de secrétaire était surtout exercé par des hommes. Un certain nombre de grands personnages qui ont marqué l’histoire, ne savait souvent ni lire ni écrire. Le secrétaire était donc l’homme de confiance érudit qui était selon la définition du petit Robert “ attaché à une personne de haut rang pour rédiger et transcrire des lettres et des dépêches officielles ”.

Entre 1900 et 1930 la révolution industrielle est en marche, de plus en plus en plus de pays occidentaux se développent à une vie économique et sociale en essor. La première guerre mondiale va provoquer une modification capitale de l’exercice de cette profession avec le développement massif du travail des femmes.

Le  terme « employé de bureau» est alors plus plus communément usité. Le travail de la secrétaire consiste à s’occuper du courrier, des communications téléphoniques, de la rédaction, des comptes-rendus de réunion, de la gestion de l’emploi du temps, des travaux de « copiste » etc. d’une autre personne.

Durant des années donc, la secrétaire, et les employés de bureau  ont été affublés de tout un tas de  sobriquets:

On voit fleurir en France dès 1930 des écoles de secrétariat. On y enseigne la sténo, la dactylo afin de permettre de transcrire la parole au même rythme qu’une conversation.

C’est dans les années 1950 que l’on peut réellement parler de standardisation du métier en créant les pools dactylo.

Les administrations embauchent généralement des femmes.

Les outils de la secrétaire :

En 1786 Samuel Taylor nous apporta d’Angleterre  une méthode d’écriture en abrégé en supprimant les voyelles,qui était une méthode de tachygraphie sensée faire gagner du temps dans la rédaction.

C’est Jean Coulon de Thévenot en 1776 qui la fit ensuite évoluer en créant  avec la sténographie dont le but était d’écrire rapidement et si possible à la vitesse de la parole.sténographieD’autres méthodes pour gagner en rapidité sont arrivées ensuite avec la dactylographie, dès 1880 aux États-Unis tout d’abord, en France, ensuite.

L’utilisation du  téléphone en 1870, se substituant aux anciens moyens de communication comme le télégraphe  a permis d’ajouter de nouvelles fonctions au métier de secrétaire. L’interconnexion avec le monde avec la voix a ainsi facilité et accéléré les échanges et développé les affaires, le commerce et les industries.

Sur des machines à écrire archaïques pour nous et ultra modernes pour l’époque, les secrétaires pouvaient produire un travail rapide et performant selon un ensemble de principes de gestion du travail, tel que le préconisait le Taylorisme  du nom de son inventeur, l’ingénieur américain Frederick Winslow Taylor (1856-1915) qui désigne la forme d’organisation scientifique du travail (OST).

La machine à écrire mécanique a ensuite été replacée par la machine à écrire électrique puis par l’ordinateur avec l’émergence de l’informatique.

machine à écrire électriquemachine à écrire

 

 

 

 

 

Au fur et à mesure des années, les secrétaires ont pris du galon, se sont spécialisées dans divers domaines : financier, commercial, juridique, médical etc.

Le rôle de la secrétaire  :

Seconder, manager, collaborer, soulager sont des mots qui sont venus peu à peu se rajouter au travail de bureautique simple que la profession requérait : traitement des dossiers,  classement, prise de rendez-vous, saisies des courriers, comptes-rendus, agendas, la liste n’est pas exhaustive car chaque entreprise attend de ses employées un travail bien spécifique propre à son fonctionnement interne.

Il y a 60 ans, seules les grandes entreprises pouvaient s’offrir le luxe d’avoir une ou plusieurs secrétaires dans ses bureaux ce qui démontrait l’apanage d’une grande société.

Aujourd’hui, dans le monde Web 2.0 dans lequel nous baignons, ou du moins, nous surfons, de nouvelles fonctionnalités s’offrent à cette profession qui tend à se démocratiser et est abordée de plus en plus facilement.

En 2014 la secrétaire ne travaille plus forcément dans un bureau mais peut travailler de chez elle, offrant une grande souplesse d’actions et  une multitude de prestations.

La secrétaire  des temps modernes :

Depuis ces années 1950 la secrétaire est passée d’un statut d « employée sténo-dactylo » à celui de secrétaire généraliste puis assistante de direction pour s’étoffer de lettres de noblesse avec la mise en place du binôme “Patron-secrétaire“. cf/études métiers-secrétariat

Dans les années 2000 l’évolution est telle que désormais la (ou le) secrétaire peut travailler de chez elle (lui), en créant sa propre entreprise et à distance peut effectuer les mêmes taches qu’auparavant grâce à l’arrivée d’internet et des outils informatiques mis à sa portée.

Son nom évolue aussi car le secrétariat porte désormais le nom de  « télésecrétariat » et implique la valeur ajoutée d’assistanat et de collaboration.

Elle assure non seulement des taches de secrétariat mais aussi de permanence téléphonique.

La notion de collaboration :secrétaire et patron

Il n’est plus forcément un(e) employé(e), mais un(e) « collaborateur(trice) car par corrélation, il  ou elle prend soin des clients de ses clients comme des siens !

Elle (il) aussi est un entrepreneur indépendant et connait bien les enjeux et fonctionnement  de ce statut social.

On parle de fait de « collaboration » dans le sens « d’implication ». La notion d’un travail participatif et collaboratif est engagé.

Un contrat tacite autant que moral lie les deux parties de cette collaboration donnant-gagnant, la discrétion et le respect des consignes sont garantis.

Toutes les entreprises sont concernées :

Aujourd’hui chaque entreprise a sa secrétaire : dans ses bureaux, dans ses locaux, à la maison (épouse-collaboratrice)  ou à distance (télésecrétariat) mais certains professionnels rechignent encore à franchir le pas…

Sauf …..WorkersPlaçons le viseur sur ces professionnels qui travaillent à leur compte et qui hésitent encore à utiliser les services d’une secrétaire-collaboratrice….

Professionnels du Bâtiment, Chefs d’entreprise d’une PME ou d’une PMI, Artisans, Professionnels libéraux :

Quel est le point commun entre :

  • Un maçon sur son mur, un couvreur sur sa toiture, un carreleur ou un plâtrier sur un chantier?
  • Un commercial avec son attaché-case ou un technico-commercial avec sa boîte à outils?
  • Un podologue, une infirmière, un ostéopathe en blouse blanche ?
  • Un géomètre, un architecte, un dessinateur, ses plans à la main? La réponse est : tous ont leur téléphone (bien souvent « smartphone ») dans leur poche ou tout près d’eux!

homme débordé

Cet outil bien précieuxest aussi une pierre d’achoppement : Le client peut appeler à n’importe quel moment..et de peur de manquer l’appel on se rend « esclave » de son téléphone!

Les rendez-vous à positionner, les emplois du temps à gérer, les commandes à passer, les clients à rencontrer etc.

Les formules sur-mesure :

Le chef d’entreprise devient chef d’orchestre et gère lui-même ses forfaits comme du papier à musiquemale orchestra conductor

Selon son budget, n’importe quel chef d’entreprise peut s’adjoindre les services d’une télésecrétaire.

Il lui faut juste analyser le rapport entre ce qui lui est gérable et ce qui ne l’est plus pour travailler l’esprit tranquille.

Déléguer soulage ! Vaquer  sereinement à son cœur de  métier libère.

Quelques heures par jour ou par semaine ou par mois, ponctuellement ou à l’année,  à des plages horaires bien définies pour un budget pouvant aller de 60€ à 250€ (fourchette moyenne constatée) mensuel, la télésecrétaire  prend les appels et gère les agendas selon des consignes entendues.

Pas de charges sociales  consécutives à une embauche, pas de frais supplémentaire.

Une tranquillité :

Il est tellement appréciable de disposer de son temps pour mener à bien le travail pour lequel un professionnel est investi.

Une tranquillité qui n’a pas de prix : le téléphone  ne servira que pour  consulter son agenda et lire le compte-rendu des appels traités par sa collaboratrice.Téléphone portable agenda

La communication ne cesse de prendre de l’ampleur et la technologie informatique évolue très vite et s’adapte aux besoins de chacun.

Les rapports humains sont indispensables, rien ne pourra remplacer une voix rassurante et une écoute attentive.

Allier les deux c’est mettre une plus-value à votre entreprise!

Optimiser son entreprise :

Travailler avec des outils modernes, avoir une secrétaire et collaboratrice à la fois, même si on en est qu’au début de solabel qualitén activité est un plus pour son entreprise car le client est accueilli avec le sourire, rassuré et il sait qu’il a enfin un interlocuteur disponible!

De son téléphone portable comme de son téléphone fixe voire des 2, il est possible de transférer ses lignes  en tapant un code simple. Seuls les appels entrants sont transférés vers la secrétaire, n’empêchant pas l’émission des appels.

La télésecrétaire connait les notions d’urgence et pourra contacter  le professionnel par sms si elle reçoit un appel urgent pour l’en avertir.

Rien de plus simple aujourd’hui pour faciliter la vie des entrepreneurs, fidéliser sa clientèle et optimiser son entreprise.

Les plus du télésecrétariat :chef d'entreprise

Un chef d’entreprise de « terrain » peut enclin à tout le travail de « paperasserie » confie généralement sa comptabilité à un centre de gestion comptable ou un comptable indépendant.

Pour ce qui en est des courriers, des classements, de la tenue de ses dossiers, ainsi que la saisie de documents administratifs ou professionnels tels que devis et factures, il peut faire confiance également à sa télésecrétaire. Un travail ponctuel, hebdomadaire ou mensuel à distance peut aider considérablement un entrepreneur débordé par son activité propre. Grâce aux nombreux logiciels et internet, tout se fait rapidement d’un PC à l’autre, et c’est un travail qui peut aider considérablement un entrepreneur et est géré très rapidement et efficacement par la  télésecrétaire.

Voici un article qui reprend ces idées sur B2B Rules dans  » les avantages du télésecrétariat »

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